TIPD: microsoft

Definisi Layanan

Pengguna Layanan

SOP Layanan

Cara Pengajuan Email Mahasiswa

Definisi Layanan

Layanan Microsoft 365 adalah layanan Email dan Aplikasi Kolaborasi dari Microsoft 365 Education yang didistribusikan kepada Dosen, Tenaga Kependidikan, dan Mahasiswa untuk mendukung kegiatan pembelajaran dan kolaborasi pekerjaan di lingkungan UIN Sjech M. Djamil Djambek Bukittinggi.

A. Lisensi Microsoft 365 Resmi Kampus:

Jenis Lisensi	Pengguna Lisensi
Microsoft 365 Education A3 for faculty	@uinbukittinggi.ac.id (Untuk Dosen & Tenaga Kependidikan)
Microsoft 365 Education A3 for student use benefit	@mhs.uinbukittinggi.ac.id (Khusus Mahasiswa Aktif)

Pengguna Layanan

Hak akses penggunaan fasilitas Microsoft 365 Education diatur berdasarkan status aktif civitas akademika berikut:

Dosen PNS & Non-PNS: Terdaftar resmi di sistem kepegawaian universitas.
Tenaga Kependidikan: Pegawai administratif penunjang operasional kampus.
Mahasiswa Aktif: Mahasiswa yang terregistrasi dan memiliki status aktif pada semester berjalan.

SOP Layanan

Prosedur standar operasional dalam pemanfaatan akun dan infrastruktur Microsoft 365 Kampus:

Pemberian Akun Otomatis: Setiap mahasiswa baru dan dosen akan menerima akun resmi yang diintegrasikan oleh TIPD saat proses registrasi awal.
Kebijakan Penggunaan Data: Pengguna wajib mematuhi aturan privasi dan dilarang menggunakan penyimpanan cloud institusi untuk file ilegal/komersial.
Penutupan Hak Akses: Akun mahasiswa akan dinonaktifkan atau disesuaikan kebijakannya setelah kelulusan (wisuda) atau status drop-out.

Cara Pengajuan Email Mahasiswa

Persyaratan Pengajuan Fasilitas Email UIN Bukittinggi:

Cek data pokok meliputi nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, agama, dan nama ibu kandung serta upload dokumen seperti KTP, KK, Ijazah terakhir, dan Akte Kelahiran pada eCampus.

Panduan Update Data eCampus

Alur Proses Pengajuan Email Mahasiswa:

1. Login eCampus

Buka portal Login eCampus, isi Username, Password, serta ketik kode CAPTCHA, lalu klik Login.

Gambar 1: Halaman Login Akses e-Campus Mahasiswa
2. Akses Menu Pengajuan

Pilih halaman Beranda Mahasiswa, kemudian klik pada menu Pengajuan Lain.

Gambar 2: Navigasi Beranda Mahasiswa - Menu Pengajuan Lain
3. Tambah Pengajuan

Pada halaman Pengajuan Mahasiswa, klik tombol + Tambah Pengajuan.

Gambar 3: Tombol Tambah Pengajuan Permohonan Baru
4. Isi Formulir Permohonan

Isi formulir dengan ketentuan data sebagai berikut:
- Jenis Pengajuan: Permohonan Email Mahasiswa
- Ganjil/Genap: Disesuaikan dengan semester berjalan
- Keterangan/Alasan: Pengajuan Email UIN Bukittinggi
- Tanggal Permohonan: Disesuaikan saat melakukan permohonan
- Waktu Permohonan: Disesuaikan saat melakukan permohonan
- Tanggal Selesai: Diisi per 15 menit setelah permohonan terkirim
- Waktu Selesai: Diisi per 15 menit setelah permohonan terkirim
- Password Email Baru: Isi password Email minimal 8 karakter (kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol). Catatan: Password tidak boleh sama dengan password eCampus.
Setelah semua data berbintang (*) terisi lengkap, klik Simpan

Gambar 4: Pengisian Formulir Permohonan Email Mahasiswa
5. Cek Notifikasi Aktivasi

Notifikasi pengaktifan akun email dapat dipantau pada kolom keterangan/alasan pengajuan email di portal eCampus Anda. Apabila status sudah disetujui, akun email digunakan. Apabila ditolak maka lengkapi biodata dan dokumen di ecampus terlebih dahulu.

Gambar 5: Monitoring Status dan Keterangan Aktivasi Email
6. Login Microsoft & Authenticator

Setelah aktif, lakukan login di portal resmi Login Email dan install aplikasi Microsoft Authenticator di smartphone anda.

Gambar 6: Halaman Login Pertama Microsoft 365 & Authenticator